KI-Assistent-App

Der KI-Assistent, der deine Inbox liest und Arbeit abnimmt

Eine neue Aufgabe landet in der Inbox – und die KI hat schon einen Vorschlag: die Antwort-Mail entwerfen, die nächsten Schritte anlegen, im Angebot nachsehen. Jede Aktion ist ein Knopf. Ein Klick, und sie ist erledigt.

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Vorschläge, ohne dass du fragen musst

Hast du die KI-Vorschläge eingeschaltet, sieht sich die KI jede neue Aufgabe in deiner Inbox einmal an – etwa eine Minute nach dem Anlegen, damit Aufgaben, die du gleich selbst einplanst, nicht mitgeprüft werden. In einem Kommentar sagt sie in ein, zwei Sätzen, worum es geht, und schlägt zwei bis vier Aktionen vor, die sie für dich übernehmen kann.

Typische Vorschläge:

  • eine Antwort-Mail oder Nachricht entwerfen
  • die Aufgabe in Schritte zerlegen und als Unteraufgaben anlegen
  • zusammentragen, was frühere Aufgaben zum Thema wissen – mit Quelle
  • eine Checkliste, einen Plan oder eine Gesprächsnotiz schreiben

Ein Klick führt die Aktion aus

Jede vorgeschlagene Aktion ist ein Knopf. Fährst du mit der Maus darüber, steht da, was die KI genau tun wird. Klickst du, erledigt sie es sofort: Der Entwurf steht als Kommentar in der Aufgabe, neue Schritte erscheinen als Unteraufgaben, Ergänzungen unter der Beschreibung. Im Verlauf siehst du, wer die Aktion ausgelöst hat.

Die Inbox

Eigene Aktionen – und welche öfter kommen sollen

Passt keiner der Vorschläge, beschreibst du darunter selbst, was die KI tun soll, etwa „Kurzfassung für Jonas schreiben“ oder „Betrag und Zahlungsfrist heraussuchen“. Die KI führt es sofort aus.

Setzt du das Häkchen „Bei ähnlichen Aufgaben öfter vorschlagen“, merkt sich Todowa die Aktion. Bei neuen Aufgaben mit ähnlichen Begriffen steht sie dann vorne unter den Vorschlägen. Gemerkte Aktionen findest du unter Einstellungen → KI und löschst sie dort mit einem Klick.

Mit deinen Werkzeugen kann die KI mehr

Ohne weitere Verbindungen arbeitet die KI mit dem, was in Todowa steht. Verbindest du eigene Werkzeuge per MCP – zum Beispiel deine Doku, dein Ticketsystem oder einen Kalender – und gibst einem KI-Mitarbeiter Rechte daran, schlägt die KI auch Aktionen damit vor. Ausgeführt werden sie dann von diesem KI-Mitarbeiter, im Hintergrund.

Was etwas verändert, legt er dir vorher mit „Ausführen“ und „Ablehnen“ vor, wenn du das so eingestellt hast. Lesen darf er sofort.

MCP-Server für Claude KI-Mitarbeiter

Und wenn du etwas wissen willst: Frag dein To-do-System

Die Vorschläge kommen zu einzelnen neuen Aufgaben. Für Fragen an alle deine Aufgaben gibt es oben in der App das Symbol „Frag dein To-do-System“: „Was ist heute fällig?“, „Was soll ich als Nächstes tun?“, „Welche Aufgaben liegen schon lange herum?“ – getippt oder gesprochen. Die KI antwortet mit einer Trefferliste oder einer kurzen Einschätzung mit den passenden Aufgaben und findet auf Nachfrage doppelte Aufgaben, die du mit einem Klick zusammenführst.

Frag dein To-do-System Doppelte Aufgaben zusammenführen

Einschalten in den Einstellungen

Die KI-Vorschläge sind ausgeschaltet, bis du sie selbst einschaltest:

  • Einstellungen → KI → „KI-Vorschläge für neue Inbox-Aufgaben“
  • oder direkt über den Hinweis oben in deiner Inbox
  • Geprüft werden nur Aufgaben, die danach neu dazukommen – keine alten

Warum wir Todowa bauen

Deine Aufgaben gehören dir – nicht dem Werkzeug.

Aufgaben verteilen sich auf viele Werkzeuge, und keines kennt das ganze Bild. Todowa wird als AI-first To-do-System gebaut, das sich in die bestehenden einfügt: Aufgaben erscheinen in der Notion-Datenbank, in Asana, in Todoist und im Google Kalender, und eine KI ordnet zu, was zusammengehört.

Das Ziel von Todowa

Was der KI-Assistent noch nicht kann

Damit du weißt, worauf du dich einlässt:

  • Nur mit Todowa Pro; jede Prüfung und jede Aktion zählt zu deinem monatlichen KI-Kontingent.
  • Jede Aufgabe wird genau einmal geprüft. Änderst du sie danach, kommen keine neuen Vorschläge.
  • Aufgaben mit Termin, im Backlog und Unteraufgaben werden nicht geprüft.
  • Die KI erledigt nichts, was nur du tun kannst – anrufen, hingehen, bezahlen.
  • Mails verschickt die KI nur über ein verbundenes Werkzeug, das das kann; sonst bekommst du einen Entwurf.

Häufige Fragen

Was kostet der KI-Assistent?

Die KI-Vorschläge gibt es mit Todowa Pro. Prüfungen und Aktionen zählen zu deinem monatlichen KI-Kontingent; ist es aufgebraucht, kommen bis zum Monatsersten keine neuen Vorschläge.

Welche Daten bekommt die KI?

Titel, Beschreibung, Termin, Projekt, Unteraufgaben und Kommentare der Aufgabe sowie thematisch passende frühere Aufgaben. Sie gehen an Anthropic oder, wenn du einen eingetragen hast, an deinen eigenen KI-Endpunkt. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Macht die KI etwas, ohne dass ich klicke?

Sie schreibt nur den Kommentar mit den Vorschlägen. Ausgeführt wird eine Aktion erst, wenn du auf ihren Knopf klickst.

Kann ich eigene Aktionen speichern?

Ja. Beschreibe die Aktion unter den Vorschlägen und setze das Häkchen „Bei ähnlichen Aufgaben öfter vorschlagen“. Auch nachträglich geht das mit dem Lesezeichen neben der Aktion.

Wie schalte ich die Vorschläge wieder aus?

Unter Einstellungen → KI. Vorhandene Kommentare bleiben stehen.

Mehr über Todowa

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