Tags als Schnellfilter

Die passende Aufgabe für jede Situation – von Eat the Frog bis Unterwegs

Im Bus, am Schreibtisch oder abends auf dem Sofa passen jeweils andere Aufgaben. In Todowa legst du dafür Tags an und blendest sie als Schnellfilter über der Aufgabenliste ein. Ein Klick, und du siehst nur, was jetzt geht.

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Das Problem: eine lange Liste für jede Lage

Eine To-do-Liste wächst schnell auf dreißig, vierzig offene Aufgaben. Sie sind nach Projekt oder Termin sortiert – aber nicht danach, ob du sie gerade erledigen kannst.

Wer im Bus sitzt, kann keinen Vertrag ausdrucken. Wer abends müde ist, schreibt kein Konzept mehr. Also scrollst du durch die ganze Liste, suchst das Passende heraus und landest oft bei gar nichts.

Die Frage, die eigentlich zählt, lautet: Was kann ich hier und jetzt tun? Genau darauf antworten Situations-Tags.

So geht es in Todowa – Schritt für Schritt

Tags verwaltest du in den Einstellungen unter „Tags“. Jeder Tag bekommt eine Farbe und eine kurze Beschreibung, damit klar bleibt, wofür er steht. Für den Anfang gibt es Vorschläge, die du mit einem Klick anlegst.

Tag anlegen oder einen Vorschlag übernehmen, z. B. „Unterwegs“ oder „Eat the Frog“
Je Tag wählen, wo er als Schnellfilter-Knopf erscheint: in „Meine Aufgaben“, in „Heute“, in allen Projekten oder nur in bestimmten Projekten
Aufgaben mit dem passenden Tag versehen
Über der Aufgabenliste auf den Knopf klicken – sichtbar bleiben nur Aufgaben mit diesem Tag
Mehrere Knöpfe kombinieren: Dann zeigt Todowa die Aufgaben, die alle gewählten Tags haben

Beispiele für Situations-Tags

Gute Tags beschreiben nicht, worum es in einer Aufgabe geht, sondern was du brauchst, um sie zu erledigen: einen Ort, ein Werkzeug, Zeit oder Energie. Diese Vorschläge haben sich bewährt:

Unterwegs – geht mit dem Handy, etwa im Bus oder im Wartezimmer
Schreibtisch – braucht Rechner, Drucker oder Unterlagen
Telefonieren – Anrufe, die du gesammelt abarbeitest
Besorgungen – alles, was du in der Stadt erledigst
5 Minuten – kleine Dinge für die Lücke zwischen zwei Terminen
Konzentration – Aufgaben, für die du Ruhe und einen freien Block brauchst
Wenig Energie – Einfaches für müde Momente
Abends – was gut in den Feierabend passt
Spaß – Aufgaben, auf die du dich freust
Eat the Frog – die eine unangenehme oder wichtige Aufgabe, die zuerst dran ist

Die Eat the Frog Methode mit einem Tag umsetzen

Eat the Frog geht auf einen Spruch zurück, der oft Mark Twain zugeschrieben wird: Wer morgens als Erstes einen lebenden Frosch isst, hat das Schlimmste des Tages hinter sich. Bekannt gemacht hat die Methode Brian Tracy mit seinem Buch „Eat That Frog!“.

Das Prinzip: Erledige zuerst die Aufgabe, die du am liebsten aufschieben würdest – meist ist es auch die wichtigste. Danach fühlt sich der Rest des Tages leichter an, und das Aufschieben hat keinen Anlass mehr.

In Todowa markierst du diese Aufgabe mit dem Tag „Eat the Frog“ und blendest den Knopf in „Heute“ ein. Morgens ein Klick, und vor dir steht nur der Frosch. Bewährt hat sich, höchstens einen oder zwei Frösche gleichzeitig zu markieren – sonst wird der Filter wieder zur langen Liste.

GTD-Kontexte: die Idee aus Getting Things Done

In der Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen heißen Situations-Tags Kontexte. Ursprünglich stand ein „@“ davor: @Telefon, @Computer, @Besorgungen, @Büro. Jede nächste Aktion bekommt den Kontext, in dem sie erledigt werden kann, und du schaust jeweils nur in die Liste, die zu deiner Lage passt.

Viele ergänzen die klassischen Ortskontexte heute um Zeit und Energie – „5 Minuten“, „Wenig Energie“, „Konzentration“. Mit Tags in Todowa bildest du beides ab, und dank der Kombination mehrerer Filter auch Fragen wie: Was geht unterwegs in fünf Minuten?

Warum Schnellfilter statt vieler Projekte

Naheliegend wäre, für jede Situation ein eigenes Projekt anzulegen. Das trägt nicht weit: Eine Aufgabe gehört inhaltlich zu einem Projekt, etwa „Umzug“ oder „Kunde Müller“. Dass du sie unterwegs erledigen kannst, ist eine zweite Eigenschaft, kein zweites Zuhause.

Tags beschreiben genau diese zweite Eigenschaft. Die Aufgabe bleibt in ihrem Projekt, mit Termin und Unteraufgaben, und taucht trotzdem auf, wenn du nach „Unterwegs“ filterst. Weil du je Tag festlegst, wo sein Knopf erscheint, siehst du über jeder Liste nur die Filter, die dort Sinn ergeben.

Warum wir Todowa bauen

Deine Aufgaben gehören dir – nicht dem Werkzeug.

Aufgaben verteilen sich auf viele Werkzeuge, und keines kennt das ganze Bild. Todowa wird als AI-first To-do-System gebaut, das sich in die bestehenden einfügt: Aufgaben erscheinen in der Notion-Datenbank, in Asana, in Todoist und im Google Kalender, und eine KI ordnet zu, was zusammengehört.

Das Ziel von Todowa

Häufige Fragen

Was ist die Eat the Frog Methode?

Eine Methode gegen Aufschieben: Du erledigst als Erstes am Tag die unangenehmste oder wichtigste Aufgabe – den „Frosch“. Bekannt wurde sie durch Brian Tracys Buch „Eat That Frog!“.

Was sind Kontexte bei GTD?

Kontexte ordnen Aufgaben danach, wo oder womit du sie erledigen kannst, etwa @Telefon, @Computer oder @Besorgungen. So siehst du in jeder Situation nur die Aufgaben, die dort möglich sind. In Todowa bildest du Kontexte mit Tags ab.

Was passiert, wenn ich mehrere Schnellfilter wähle?

Todowa zeigt dann nur die Aufgaben, die alle gewählten Tags haben. „Unterwegs“ und „5 Minuten“ zusammen ergeben also kleine Aufgaben fürs Handy.

Wo erscheinen die Schnellfilter?

Das legst du je Tag in den Einstellungen fest: über „Meine Aufgaben“, über „Heute“, über allen Projekten oder nur über bestimmten Projekten.

Wie viele Situations-Tags sind sinnvoll?

Meist reichen fünf bis acht. Wichtiger als die Zahl ist, dass jeder Tag eine echte Situation beschreibt, in der du ihn auch anklickst. Die Vorschläge in den Einstellungen sind ein guter Start.

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