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Die Inbox: einmal am Tag leeren

Die Inbox ist der Eingang für alles, was noch nicht entschieden ist. Leerst du sie einmal am Tag, hat jede Aufgabe einen Platz – und deine Liste zeigt nur noch, was wirklich ansteht.

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Was in der Inbox landet

Die Inbox steht ganz oben in „Meine Aufgaben“ und ist farblich abgesetzt. Darin steht:

  • jede offene Aufgabe ohne Termin, die nicht im Backlog liegt
  • Aufgaben, die jemand anderes dir zuweist – auch mit Termin
  • Aufgaben aus dem Abgleich mit Asana, Notion oder Todoist, aus Automationen, der API oder von Claude
  • Mails, die du an deine Todowa-Adresse schickst oder weiterleitest
  • Aufgaben, die ein KI-Mitarbeiter fertig bearbeitet an dich zurückgibt

E-Mail in Aufgabe umwandeln

Einmal am Tag leeren

Nimm dir jeden Tag ein paar Minuten, am besten morgens, und geh die Inbox von oben nach unten durch. Für jede Aufgabe entscheidest du:

  • Wann? – Termin setzen: Jetzt, Heute, Morgen, Nächste Woche oder ein Datum. Dann wandert sie in ihre Gruppe.
  • Später, aber nicht vergessen? – ab in den Backlog. Dort wartet sie ohne Termin, bis du sie zurückholst.
  • Wie wichtig? – Priorität setzen, damit das Wichtige oben steht.
  • Gar nicht? – löschen. Was nicht mehr gilt, muss nicht weiter Platz wegnehmen.

„Aus der Inbox“: nur mit Termin oder Backlog

Mit „Aus der Inbox“ in den Kurzaktionen einer Zeile (Rechtsklick, am Handy ⋯) oder im Aufgabenfenster bestätigst du, dass du eine Aufgabe gesehen hast. Hat sie einen Termin, verlässt sie die Inbox sofort.

Fehlt der Termin, fragt Todowa nach: Datum setzen – oder sie landet im Backlog. Eine Aufgabe ohne Termin und ohne Backlog käme sonst gleich wieder in die Inbox; so bleibt nichts unentschieden liegen.

Zurück in die Inbox

Willst du eine Aufgabe noch einmal neu entscheiden, schieb sie mit „In die Inbox“ aus den Kurzaktionen (Rechtsklick auf die Zeile, am Handy ⋯) zurück. Sie behält Termin und alles andere und steht bis zur nächsten Entscheidung oben in der Inbox.

So funktioniert Todowa Eat the Frog & GTD-Kontexte Aufgaben im Google Kalender

Warum wir Todowa bauen

Deine Aufgaben gehören dir – nicht dem Werkzeug.

Aufgaben verteilen sich auf viele Werkzeuge, und keines kennt das ganze Bild. Todowa wird als AI-first To-do-System gebaut, das sich in die bestehenden einfügt: Aufgaben erscheinen in der Notion-Datenbank, in Asana, in Todoist und im Google Kalender, und eine KI ordnet zu, was zusammengehört.

Das Ziel von Todowa

Häufige Fragen

Warum steht eine Aufgabe mit Termin in der Inbox?

Weil sie neu zu dir gekommen ist – von jemand anderem, aus dem Abgleich, per Mail, aus einer Automation oder von einem KI-Mitarbeiter. Mit „Aus der Inbox“ bestätigst du sie.

Was passiert mit Aufgaben ohne Termin?

Sie bleiben in der Inbox, bis du einen Termin setzt oder sie in den Backlog legst.

Ist die Inbox für alle im Team gleich?

Nein. Jede Person hat ihre eigene Inbox mit den Aufgaben, für die sie verantwortlich ist.

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