Aufgaben teilen und zuweisen

Die gemeinsame To-do-Liste – auch mit Leuten ohne Konto

Todowa ist eine gemeinsame To-do-Liste-App, die nicht voraussetzt, dass alle dieselbe App nutzen. Du fügst Personen zu einer Aufgabe hinzu: aus deinem Team oder einfach per Name oder E-Mail-Adresse. Wer kein Konto hat, sieht die Aufgabe über einen Link und kommentiert sie. Projekte teilst du mit festen Rechten je Person, und der Verlauf zeigt, wer was geändert hat.

Kostenlos starten – Pro jederzeit dazubuchen

Das Problem: Aufgaben teilen heißt meist, alle in dieselbe App zu holen

Eine Aufgabe betrifft selten nur dich. Die Kollegin soll das Angebot prüfen, der Kunde die Unterlagen schicken, der Partner den Handwerker anrufen. Viele gemeinsame To-do-Listen funktionieren aber nur, wenn alle Beteiligten ein Konto in derselben App haben.

Also wird delegiert wie immer: per Mail, per Chat, per Zuruf. Ob die Aufgabe angekommen ist und wer gerade dran ist, steht dann nirgends. Todowa macht es andersherum: Du teilst die Aufgabe, nicht die App.

So weist du Aufgaben zu – Schritt für Schritt

Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person und beliebig viele Beteiligte. So ist klar, wer die Aufgabe abschließt – und wer mitarbeitet oder informiert sein soll.

Aufgabe öffnen und bei „Beteiligte“ hinzufügen, wer beteiligt ist
Aus dem Team wählen: alle Mitglieder deines Arbeitsbereichs stehen zur Auswahl
Oder frei eintippen: Ein Name ohne E-Mail-Adresse wird ein Kontakt – zuweisbar, aber ohne Zugriff auf Todowa
Eine E-Mail-Adresse eintippen: Die Person bekommt eine Benachrichtigung, dass sie zur Aufgabe hinzugefügt wurde
Eine Person als verantwortlich markieren, die übrigen sind Beteiligte

Aufgaben teilen ohne Konto

Wer per E-Mail-Adresse hinzugefügt wird und noch kein Konto hat, bekommt in der Benachrichtigung einen Link. Über ihn sieht die Person die Aufgabe und kann sie kommentieren – ohne Registrierung, ohne Passwort.

Der Link enthält ein Geheimnis und gewährt damit Zugriff auf die Aufgabe. Behandle ihn wie einen Schlüssel: Wer ihn hat, kann die Aufgabe ansehen und kommentieren. Darauf weist Todowa auch in der E-Mail hin. Der Zugriff gilt nur, solange die Person an der Aufgabe beteiligt ist – entfernst du sie, funktioniert der Link nicht mehr.

Bearbeiten kann die Person die Aufgabe, sobald sie ein kostenloses Konto mit derselben E-Mail-Adresse anlegt. Dann erscheinen alle Aufgaben, die mit ihr geteilt wurden, automatisch in ihrem Konto.

Ohne Konto: ansehen und kommentieren
Mit kostenlosem Konto zur selben E-Mail-Adresse: auch bearbeiten
Zugriff endet, sobald die Person nicht mehr beteiligt ist

Projekte teilen: Lesen, Kommentieren, Bearbeiten

Ganze Projekte teilst du mit registrierten Nutzern. Für jede Person legst du fest, was sie darf: Lesen, Kommentieren oder Bearbeiten.

Die Rechte gelten für alle Aufgaben im Projekt. Für einzelne Aufgaben kannst du sie einschränken. Beispiel: Deine Agentur darf im Projekt „Website-Relaunch“ alles bearbeiten. Die Aufgabe „Budget freigeben“ im selben Projekt soll sie aber nur sehen – also stellst du diese eine Aufgabe für die Agentur auf „Lesen“.

Todowa: Projekt als Board mit Abschnitten als Spalten

Wem gehört eine Aufgabe im geteilten Projekt?

Wer ein Projekt mit dem Recht „Bearbeiten“ geteilt bekommt, legt darin auch selbst Aufgaben an. Diese Aufgaben gehören dem Projekt, nicht der Person. Am Projekt steht weiter, wer sie angelegt hat; löschen kann sie nur diese Person oder wer das Projekt besitzt.

Das schützt die Arbeit aller: Verlässt eine Mitarbeiterin die Firma, bleiben ihre Aufgaben und Ergebnisse im Projekt. Beim Entfernen wählst du, wer ihre offenen Aufgaben übernimmt.

Und es schützt dich: Wirst du aus einem geteilten Projekt entfernt, verlässt du es selbst oder wird es gelöscht, bekommst du 30 Tage lang das Angebot, eine Kopie deiner Aufgaben mitzunehmen – alle, die du angelegt hast oder für die du verantwortlich warst, mit Unteraufgaben und Kommentaren. Das Original bleibt im Projekt.

Aufgaben anlegen: mit dem Recht „Bearbeiten“
Löschen: nur eigene Aufgaben; gelöschte stellt der Eigentümer wieder her
Ausscheiden: Aufgaben bleiben im Projekt, eine Kopie deiner eigenen geht 30 Tage lang mit

Verlauf: wer hat was wann geändert

Sobald mehrere Leute an einer Aufgabe arbeiten, kommt die Frage: Wer hat den Termin verschoben? In der Aufgabe steht der Verlauf – jede Änderung mit Person und Zeitpunkt. Du musst nicht nachfragen und nichts rekonstruieren.

Gemeinsam arbeiten und trotzdem bei Asana, Notion oder Todoist bleiben

Todowa gleicht Aufgaben weiterhin in beide Richtungen mit Asana, Notion, Todoist, Monday.com und Google Tasks ab. Wer im Team lieber in seinem Werkzeug arbeitet, bleibt dort; die Aufgaben stehen trotzdem in der gemeinsamen Liste in Todowa.

Wer an einer Aufgabe beteiligt ist und welche Rechte gelten, legst du in Todowa fest. Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main. Gemeinsame Listen und Projekte sind im kostenlosen Tarif enthalten.

Warum wir Todowa bauen

Deine Aufgaben gehören dir – nicht dem Werkzeug.

Aufgaben verteilen sich auf viele Werkzeuge, und keines kennt das ganze Bild. Todowa wird als AI-first To-do-System gebaut, das sich in die bestehenden einfügt: Aufgaben erscheinen in der Notion-Datenbank, in Asana, in Todoist und im Google Kalender, und eine KI ordnet zu, was zusammengehört.

Das Ziel von Todowa

Häufige Fragen

Wie kann ich eine To-do-Liste mit anderen teilen?

Teile ein Projekt mit registrierten Nutzern und lege je Person fest, ob sie lesen, kommentieren oder bearbeiten darf. Einzelne Aufgaben teilst du, indem du Personen hinzufügst – per Auswahl aus dem Team oder per E-Mail-Adresse.

Kann ich Aufgaben mit jemandem teilen, der kein Konto hat?

Ja. Gib die E-Mail-Adresse ein; die Person bekommt einen Link, über den sie die Aufgabe ansehen und kommentieren kann. Zum Bearbeiten legt sie ein kostenloses Konto mit derselben Adresse an.

Wie weise ich eine Aufgabe einer anderen Person zu?

Öffne die Aufgabe und füge die Person hinzu. Markiere sie als verantwortlich; weitere Personen kommen als Beteiligte dazu. Ein Name ohne E-Mail-Adresse wird als Kontakt angelegt, der keinen Zugriff hat.

Was passiert mit meinen Aufgaben, wenn ich aus einem geteilten Projekt entfernt werde?

Sie bleiben im Projekt, damit die anderen weiterarbeiten können. Du bekommst eine E-Mail und kannst 30 Tage lang unter „Mit mir geteilt“ eine Kopie aller Aufgaben übernehmen, die du angelegt hast oder für die du verantwortlich warst.

Wie sicher ist der geteilte Link?

Der Link enthält ein Geheimnis und gibt jedem, der ihn hat, Lesezugriff und die Möglichkeit zu kommentieren. Gib ihn deshalb nicht weiter. Er gilt nur, solange die Person an der Aufgabe beteiligt ist.

Ist die gemeinsame To-do-Liste kostenlos?

Ja. Teilen, Zuweisen und Kommentieren sind im kostenlosen Tarif enthalten, mit bis zu 5 Mitgliedern je Workspace – mit Pro ohne feste Grenze. Personen, die du per E-Mail zu einer Aufgabe hinzufügst, brauchen kein Konto; ein Konto ist für sie ebenfalls kostenlos.

Bring deine Aufgaben zusammen.

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