Mail an Todowa

E-Mails in Aufgaben umwandeln – einfach weiterleiten

Eine Mail, die eigentlich eine Aufgabe ist, gehört nicht ins Postfach. In Todowa hast du eine eigene Adresse: Leite die Mail weiter, und sie steht als Aufgabe in deiner Inbox – mit Betreff als Titel und dem Text als Beschreibung.

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Warum das Postfach keine To-do-Liste ist

Viele Aufgaben kommen per Mail: eine Rückfrage vom Kunden, eine Rechnung, die bezahlt werden will, ein Termin, den jemand vorschlägt. Bleiben sie im Postfach, rutschen sie mit jeder neuen Mail nach unten. Markierungen und Fähnchen helfen eine Weile – bis es zu viele sind.

Besser ist ein Ort für alles, was zu tun ist. Eine Mail in eine Aufgabe umzuwandeln heißt: Sie bekommt einen Termin, eine Priorität und ein Projekt, und dein Postfach darf wieder leer werden.

So wandelst du eine E-Mail in eine Aufgabe um – in drei Schritten

Einmal einrichten, danach genügt Weiterleiten:

Adresse wählen: Unter Einstellungen → „Mail an Todowa“ legst du deine Adresse an, etwa mara@in.todowa.com – 3 bis 30 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern, Punkt, Binde- und Unterstrich.
Weiterleiten: Leite die Mail aus deinem Mailprogramm an diese Adresse weiter oder schreib selbst eine – praktisch als Notiz an dich, auch unterwegs am Handy.
Entscheiden: Kurz darauf steht die Aufgabe in deiner Inbox. Dort gibst du ihr einen Termin, legst sie in ein Projekt oder in den Backlog.

Was aus der Mail wird

Der Betreff wird zum Titel der Aufgabe, der Text zur Beschreibung. Darunter vermerkt Todowa den Absender. Anhänge kommen mit: Bilder siehst du direkt in der Aufgabe, PDFs und andere Dateien lädst du dort herunter – bis zu 10 Dateien je Mail; eine Mail darf samt Anhängen bis zu 40 MB groß sein. Logos aus Signaturen lässt Todowa weg.

Die Aufgabe gehört dir und steht in der Inbox oben in „Meine Aufgaben“, bis du sie einordnest. Sie ist eine gewöhnliche Aufgabe: Du kannst Unteraufgaben anlegen, Personen hinzufügen, sie in den Kalender ziehen oder an einen KI-Mitarbeiter übergeben. Legst du sie in ein Projekt, das mit Asana, Notion, Todoist, Monday.com oder Google Tasks abgeglichen wird, erscheint sie dort wie jede andere Aufgabe.

Statt deiner Adresse kannst du auch eine Variante mit Pluszeichen verwenden, etwa mara+rechnungen@in.todowa.com. Solche Mails landen in derselben Inbox.

Die Inbox Aufgaben synchronisieren

Aus Outlook, Gmail, Apple Mail oder Thunderbird

Du brauchst kein Add-in und keine Erweiterung. Todowa nimmt Mails aus jedem Mailprogramm an – in Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird oder der Mail-App am Handy genügt „Weiterleiten“. Speicher dir die Adresse am besten als Kontakt, dann ist sie mit zwei Buchstaben getippt.

Wichtig ist nur, von welcher Adresse du weiterleitest: Deine Konto-Adresse ist immer freigegeben. Leitest du aus einem anderen Postfach weiter, etwa dem Büro-Postfach, füge diese Adresse einmal als Absender hinzu und bestätige sie.

Sicher: nur freigegebene Absender

Deine Todowa-Adresse soll kein Einfallstor für fremde Aufgaben sein. Deshalb wird nicht jede Mail zur Aufgabe:

Deine Konto-Adresse ist immer freigegeben; weitere Adressen bestätigst du über einen Link, den Todowa an diese Adresse schickt.
Schreibt dir ein unbekannter Absender, bekommst du eine Hinweismail. Die Mail wartet unter „Mail an Todowa“ bis zu 7 Tage auf „Freigeben“ oder „Verwerfen“. Gibst du sie frei, werden auch künftige Mails dieses Absenders zur Aufgabe.
Mails mit gefälschtem Absender (DMARC- und SPF-Prüfung), Spam und Viren verwirft Todowa.
Höchstens 50 Aufgaben pro Tag entstehen per Mail – so flutet keine Mail-Schleife deine Inbox.

Warum wir Todowa bauen

Deine Aufgaben gehören dir – nicht dem Werkzeug.

Aufgaben verteilen sich auf viele Werkzeuge, und keines kennt das ganze Bild. Todowa wird als AI-first To-do-System gebaut, das sich in die bestehenden einfügt: Aufgaben erscheinen in der Notion-Datenbank, in Asana, in Todoist und im Google Kalender, und eine KI ordnet zu, was zusammengehört.

Das Ziel von Todowa

Was noch nicht geht

Projekt, Termin oder Tags liest Todowa nicht aus der Mail; die Aufgabe landet immer in der Inbox, und du ordnest sie dort ein. Mails über 40 MB nimmt der Mailserver nicht an, und ist der Speicher voll, nennt die Aufgabe die Anhänge nur mit Namen, und eine Mail an eine Todowa-Adresse wird nicht zum Kommentar einer bestehenden Aufgabe.

So funktioniert Todowa

Häufige Fragen

Wie wandle ich eine E-Mail in eine Aufgabe um?

Lege unter Einstellungen → „Mail an Todowa“ deine Adresse an, etwa name@in.todowa.com, und leite die Mail dorthin weiter. Kurz darauf steht sie als Aufgabe in deiner Inbox: Betreff als Titel, Text als Beschreibung.

Funktioniert das mit Outlook und Gmail?

Ja, mit jedem Mailprogramm. Du leitest die Mail einfach weiter – ohne Add-in. Leitest du aus einem anderen Postfach als deiner Konto-Adresse weiter, bestätigst du diese Adresse einmal als Absender.

Werden Anhänge übernommen?

Ja. Bilder siehst du direkt in der Aufgabe, PDFs, Word-Dateien und Co. lädst du dort herunter. Je Mail kommen bis zu 10 Dateien mit; eine Mail darf samt Anhängen bis zu 40 MB groß sein. Die Dateien zählen zum Speicher deines Kontos (1 GB, mit Pro 10 GB).

Kann jeder an meine Todowa-Adresse schreiben?

Schreiben kann jeder, zur Aufgabe wird aber nur die Mail eines freigegebenen Absenders. Mails Unbekannter warten bis zu 7 Tage auf deine Freigabe; du bekommst dazu eine Hinweismail. Gefälschte Absender, Spam und Viren werden verworfen.

Kann ich per Mail gleich Projekt oder Termin festlegen?

Noch nicht. Die Aufgabe landet in der Inbox, dort setzt du Termin und Projekt mit einem Klick.

Kostet Mail an Todowa extra?

Nein. Die eigene Adresse gibt es in allen Tarifen, auch im kostenlosen – mit bis zu 50 Aufgaben pro Tag.

Bring deine Aufgaben zusammen.

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